Kmeetings agencia de eventos en Vitoria
Como agencia de eventos, nuestro trabajo consiste en conceptualizar, asesorar y desarrollar un plan de trabajo para crear y producir un evento.
Esto lo hacemos seleccionando el “venue” o lugar de celebración, buscando los mejores proveedores de eventos y servicios, coordinando todas la tareas y actuaciones para lograr una sincronía perfecta que logre el éxito de este.
Somos conscientes de la importancia de ofrecer un servicio integral y por ello procuramos contar con los mejores proveedores, con el fin de obtener un resultado óptimo.
Asesoría integral para elección del “venue”
Secretaría técnica de eventos y científica, interlocución entre el cliente y resto de intervinientes, contratación de personal auxiliar…
- Selección y contratación de proveedores.
- Montajes especiales.
- Medios audiovisuales.
- Diseño y escenografía.
- Servicio de catering para eventos.
- Traducción simultánea.
- Traslados.
- Alojamiento.
- Programa social.
- Visitas guiadas.
Organización de eventos y congresos
(OPC) y asesoramiento
Somos una agencia O.P.C. (organización profesional de congresos). Nos encargamos de la completa organización y producción de congresos, convenciones, ferias, seminarios y reuniones similares.
Etapas del proceso:
- Conceptualización y asesoramiento
- Plan de trabajo
- Búsqueda y selección del “venue” y proveedores
- Promoción
- Producción de eventos
Secretaría Técnica de Eventos
Confianza y experiencia
La Secretaría Técnica de un congreso se encarga de todos los preparativos para que el desarrollo de este sea todo un éxito.
Como en cualquier evento, se requiere una planificación previa que debe ajustarse en tiempo y forma al volumen de trabajo necesario para que pueda realizarse correctamente.
Para la organización de un congreso, ya sea nacional o internacional, hablamos de muchos meses de antelación, pues este tipo de encuentros, cuya duración oscila entre 2 y 5 días, suelen contener un programa muy intenso.
La entidad que convoca el congreso, ya sea pública o privada, tras designar o constituir un comité organizador local, por lo general decide contratar y apoyarse en los servicios de una agencia de eventos especializada en la materia y reconocida por las siglas O.P.C. (organizadores profesionales de congresos), que certifica la excelencia en este sector.
Desde ese momento, se establece una Secretaría Técnica que pasa a coordinar y asesorar al comité organizador en todo lo que necesite. Se trata, por tanto, del pilar fundamental que centraliza y desarrolla todas las operaciones logísticas que genera el congreso, así como también las actividades paralelas del mismo.
La propia naturaleza de esta clase de eventos lleva asociada una compleja organización, pues son muchos los aspectos de producción y estratégicos a tratar, en función del número de asistentes previstos, para que todas las expectativas sean cubiertas.
La secretaría técnica funciona como interlocutor de las relaciones entre los congresistas y la empresa o institución promotora del congreso convirtiéndose en su propia imagen.
Agencia de azafatas
Selección y formación
Tenemos un equipo de personas formadas y con mucha experiencia para poder atender cualquier tipo de evento. Sus funciones vienen a ser esenciales una vez que comienza la acreditación. En Kmeetings nos dedicamos a la selección y formación de azafatas según tus necesidades.
La figura de la azafata viene a ser el eslabón entre el organizador y la agencia, que en todo momento supervisará las tareas a realizar in situ como por ejemplo:
- Acreditación
- Guardarropía
- Indicación y acompañamiento
- Solución e información de incidencias
- Atención en sala
- Pase de micrófonos
- Cambio de aguas y porta nombres
- Entrega de material
Asesoramiento y conceptualización
Definición y estrategia de tu agencia de eventos
Al igual que la Secretaría Técnica, las fases de asesoramiento y conceptualización del congreso/ evento son básicas para que el cliente pueda decidir teniendo una imagen mental de lo que va a suceder. Por ello y casi siempre bajo petición, como asesores de eventos, realizamos una simulación virtual del evento.
Si desde un principio las ideas están claras, es más fácil hacer frente a cambios y/o contratiempos inesperados.
Búsqueda y selección de espacios
Gestión integral del evento
Normalmente nos referimos al espacio utilizando un termina anglosajón denominado “The venue”. Consideramos fundamental una buena selección de espacios para eventos para poder atender todas las necesidades de espacios, medios y acomodación de los participantes.
No es lo mismo utilizar un palacete del siglo XVIII que un Palacio de congreso actual. En ambos casos pueden utilizarse para el mismo fin, si bien la accesibilidad, la ubicación, los medios audiovisuales y materiales disponibles, harán que nos decidamos por uno u otro.
Contratación y coordinación de proveedores de eventos
Confianza y experiencia
Contamos con una extensa red de proveedores, generalmente locales, que nos ofrecen sus servicios. Después de haber conceptualizado el evento, haber decidido su ubicación, y tener una idea aproximada de lo que se desea que ocurra, buscamos y seleccionamos a aquellos proveedores de eventos que mejor se ajusten al presupuesto y la prestación de servicios tan variados como:
- Medios audiovisuales y técnicos
- Montajes especiales
- Servicio de catering
- Diseño y comunicación
- Traducciones
- Traslados y servicios de transporte
- Alojamientos
- Guías
- Espectáculos, etc…
Planificación del programa y la logística
Desarrollo y ejecución
La definición de un buen programa es fundamental para conseguir el éxito de un congreso/evento. Normalmente el organizador conoce muy bien el contenido que quiere difundir, y es por ello por lo que hay que poner orden en esa avalancha de conocimiento que se quiere dar a conocer.
En este sentido, intentamos que el programa y la logística propia del evento conformen un entramado perfecto para agilizar y no perder la oportunidad de dar a conocer lo que se pretende. Es lo que denominamos la secretaría científica, que junto con la secretaría técnica dan forma a un “todo” perfectamente conjugado.
Agencia de eventos y promoción
Publicidad y espacios
Si un evento no se promociona, difícilmente tendrá visibilidad. La mayoría de los eventos y/o congresos buscan tener una visibilidad social, sectorial o institucional. Desde Kmeetings, como agencia de eventos en Vitoria, ponemos todos los medios tecnológicos para alcanzar dichos objetivos utilizando nuevas herramientas de comunicación y redes sociales.
Gestión de registros y cobros/ pagos
Nos encargamos de todo
A la hora de realizar un congreso/ evento es importante establecer un plan financiero para poder gestionar los recursos obtenidos mediante el cobro de inscripciones, subvenciones y patrocinios. Así mismo a veces, el cliente no tiene la capacidad legal o fiscal para realizar los cobros y pagos que se generan y por tanto ofrecemos este servicio como pieza fundamental para evitar tensiones de tesorería y optimizar los ingresos.
